Semplificazione del procedimento di duplicazione carta di circolazione

Si rende noto che sulla Gazzetta Ufficiale n. 201 del 30 agosto 2011 è stato pubblicato il decreto dirigenziale 5 agosto 2011 , con il quale è stata data attuazione all’art. 95, comma 1-bis, c.d.s., come modificato dall’art. 13, comma 1, legge n. 120/2010. L’obiettivo perseguito dalle nuove disposizioni è quello di realizzare la massima semplificazione amministrativa del procedimento per il rilascio del duplicato della carta di circolazione, nelle ipotesi di smarrimento, deterioramento o distruzione dell’originale, anche con il coinvolgimento dei soggetti di cui alla legge n. 264/1991. Si illustrano, pertanto, le necessarie istruzioni applicative con l’avvertenza che, al fine di consentire a tutti gli UMC ed agli operatori del settore di adottare le opportune iniziative organizzative, l’entrata in vigore della presente circolare è fissata per il 29 settembre 2011. La presente circolare è indirizzata a tutte le Direzioni Generali Territoriali, affinchè possano estenderne i contenuti a tutti gli UMC ricadenti nel proprio ambito territoriale di competenza. Il testo della presente circolare è altresì consultabile, da chiunque ne abbia interesse, su sito istituzionale www.mit.gov.it..

AVVERTENZA
A causa di un mero refuso contenuto nel file in formato word inviato alla Gazzetta Ufficiale, al comma 2 dell’art. 2 del decreto in oggetto, così come pubblicato, è stata evidentemente omessa la parola “rilasciano”. Si trascrive di seguito il testo integrale del predetto comma: “ 2. Fermo restando quanto previsto dagli articoli 1 e 2, commi 1, 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica n. 105 del 2000, gli UMC e le imprese di consulenza automobilistica, che abbiano ottenuto l’abilitazione di cui all’articolo 3, rilasciano, nei casi di particolare necessità ed urgenza, il duplicato della carta di circolazione conseguente allo smarrimento ed alla distruzione dell’originale.”

1. Premessa
Com’è noto, il d.P.R. 9 marzo 2000, n. 105 ha introdotto semplificazioni in materia di rilascio del duplicato della carta di circolazione in caso di smarrimento, sottrazione e distruzione dell’originale, attraverso il coinvolgimento delle autorità di polizia e dell’UCO. E’ altrettanto noto, viceversa, che per il rilascio dei duplicati delle carte di circolazione per deterioramento dell’originale hanno continuato a provvedervi gli UMC mediante procedura non semplificata (v. art. 2, comma 5, d.P.R. n. 105/2000). Con il decreto dirigenziale 5 agosto 2011, adottato in attuazione dell’art. 95, comma 1-bis, c.d.s., come modificato dall’art. 13, comma 1, legge n. 120/2010, si è inteso quindi realizzare un nuovo passo in avanti nell’opera di semplificazione già avviata nel 2000, prevedendo una procedura più diretta e celere per il rilascio dei duplicati per deterioramento; tale procedura inoltre, in ipotesi di particolare necessità ed urgenza, viene estesa anche al rilascio dei duplicati conseguenti allo smarrimento o alla distruzione delle carte di circolazione originali, a parziale deroga delle disposizioni contenute nel richiamato d.P.R. n. 105/2000. Ciò attraverso l’introduzione di procedure informatizzate che consentono il rilascio in tempo reale dei documenti richiesti, nonché attraverso l’esternalizzazione delle procedure stesse presso i consulenti automobilistici. E’ appena il caso di evidenziare, infine, che l’ambito oggettivo di applicabilità delle nuove procedure semplificate è circoscritto ai soli duplicati delle carte di circolazione, (smarrite, distrutte o deteriorate) relative ai veicoli classificati quali autoveicoli, motoveicoli e rimorchi (escluse le macchine agricole e le macchine operatrici); viceversa, le procedure di duplicazione dei certificati di circolazione restano assoggettate alle specifiche norme che disciplinano il rilascio dei documenti di circolazione dei ciclomotori (v. circolare prot. n. 14085 del 3 luglio 2006). Le istruzioni operative per la gestione telematica delle nuove procedure sono illustrate nell’apposito Manuale disponibile sul sito www.mit.gov.it.

1. Competenza
Competenti al rilascio dei duplicati sono:
a) gli UMC;
b) gli Studi di consulenza automobilistica abilitati secondo le disposizioni descritte nel successivo par. 4.1, con la sola esclusione dei duplicati delle carte di circolazione relative ai veicoli la cui circolazione, ai sensi delle vigenti norme in materia, presuppone il possesso di titolo autorizzativo, i quali restano di esclusiva competenza degli UMC.

2. Duplicato della carta di circolazione deteriorata
Alla richiesta di rilascio di duplicato debbono essere allegate:
– la carta di circolazione deteriorata;
– le attestazioni di pagamento della vigente tariffa prevista dalla legge n. 870/1986, da versare sul c.c.p. n. 9001, nonché delle vigenti imposte di bollo da assolvere (per l’istanza e per il documento rilasciato) mediante versamento sul c.c.p. n. 4028. Il duplicato è rilasciato contestualmente alla presentazione della relativa istanza.

3. Duplicato della carta di circolazione smarrita o distrutta
Nelle ipotesi di smarrimento o di distruzione della carta di circolazione, laddove l’utente abbia particolare necessità ed urgenza di ottenerne il duplicato (ad esempio, per recarsi all’estero o per perfezionare il trasferimento della proprietà del veicolo), l’utente stesso ha facoltà di richiedere direttamente ad un UMC o ad uno Studio di consulenza automobilistica abilitato il duplicato in parola. In tal caso, l’UMC o lo Studio di consulenza abilitato provvedono al rilascio del duplicato a condizione che:
a) l’utente abbia preventivamente adempiuto all’obbligo di denuncia di cui all’art. 2, comma 2, del d.P.R. n. 105/2000;
b) l’UCO non abbia già provveduto alla stampa del duplicato della carta di circolazione smarrita o distrutta.
Alla richiesta di rilascio del duplicato deve essere allegata la ricevuta di resa denuncia agli organi di polizia dello smarrimento o della distruzione della carta di circolazione; in alternativa, la resa denuncia può essere comprovata con una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (art. 47 del d.P.R. n. 445/2000) formulata secondo le modalità già indicate con circolare n. 49/99 (prot. n. 1581/MN4 – MOT A021) del 27 settembre 1999. Non è richiesta, viceversa, alcuna dichiarazione in ordine alle ragioni di necessità ed urgenza per le quali viene presentata istanza di rilascio del duplicato della carta di circolazione smarrita o distrutta. Se successivamente alla richiesta di rilascio del duplicato viene rinvenuta la carta di circolazione smarrita, l’intestatario deve provvedere a distruggerla. Infatti, dal momento del rilascio, da parte degli organi di polizia, del permesso provvisorio di circolazione, la carta di circolazione identificata nella denuncia deve intendersi non più valida, così come stabilito dall’art. 2, comma 1, ult. cpv., del d.P.R. n. 105/2000. Per quanto concerne le tariffe applicabili, si rammenta che l’operazione in esame è esente dal pagamento delle imposte di bollo e, pertanto, è soggetta unicamente al versamento sul c.c.p. n. 9001 dei diritti previsti dalla legge n. 870/1986.

4. Abilitazione degli Studi di consulenza
4.1 Istanza
Ai fini dell’abilitazione all’uso delle procedure di rilascio dei duplicati delle carte di circolazione, lo Studio di consulenza interessato presenta apposita istanza (All. 1/A) presso l’UMC del luogo ove è ubicata la propria sede. Lo Studio di consulenza interessato, già abilitato quale STA ovvero già abilitato alle procedure semplificate “Ciclomotori” e/o “Circolazione di prova”, presenta istanza secondo il modello di cui all’Allegato 1/B alla presente circolare. Ricevuta l’istanza, l’UMC verifica che lo Studio di consulenza:
– sia regolarmente autorizzato, dalla competente Provincia, all’esercizio dell’attività di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto (legge n. 264/1991);
– sia abilitato alla procedura “Prenotamotorizzazione”, da almeno 3 mesi alla data di presentazione dell’istanza, con un collegamento privo di concentratori intermedi; detta verifica non necessita nel caso in cui la richiesta provenga da uno Studio di consulenza già abilitato quale STA ovvero già abilitato alle procedure semplificate “Ciclomotori” e/o “Circolazione di prova”;
– sia dotato di almeno una stampante laser o ad aghi, idonea alla stampa delle carte di circolazione.
Effettuate con esito positivo le predette verifiche, l’UMC abilita lo Studio di consulenza utilizzando la mappa “UTAG”.

4.2 Modulistica
4.2.1 Presa in carico
L’UMC, consegna allo Studio di consulenza abilitato il numero di carte di circolazione richiesto dallo Studio stesso con l’istanza di abilitazione. Dell’avvenuta consegna è redatto apposito verbale in duplice copia, di cui una destinata allo Studio di consulenza, nel quale debbono essere succintamente indicati:
– la data dell’avvenuta consegna;
– la quantità di carte di circolazione, con l’indicazione dei relativi lotti;
– le generalità di chi li ha materialmente ricevuti.
Il verbale è sottoscritto dal funzionario responsabile dell’UMC, unitamente alla persona che ha ricevuto la consegna, e vi appone il timbro dell’Ufficio.
4.2.2 Contabilizzazione
La presa in carico e l’utilizzo delle carte di circolazione devono essere annotati in appositi registri cartacei.
I predetti registri debbono essere rilegati e recare pagine numerate; il numero complessivo delle pagine deve essere annotato a cura dell’UMC, apponendo sull’ultimo foglio la seguente dicitura: “Il presente registro dello Studio di consulenza ……………….. consta di numero …. pagine ed è riferito all’anno ……”, seguita dalla data, dalla firma del funzionario responsabile e dal timbro dell’Ufficio.
Nei medesimi registri (All. 2) devono essere riportati i seguenti dati:
• la data di presa in consegna;
• le quantità prese in carico;
• i lotti presi in carico;
• la data, la quantità e le porzioni di lotti della modulistica utilizzate ogni giorno;
• l’indicazione della quantità di modulistica correttamente utilizzata e di quella scartata per errori di stampa o qualunque altra causa.
La contabilizzazione progressiva delle carte di circolazione utilizzate e scartate deve essere impostata in senso decrescente, secondo l’allegata esemplificazione (All. 3). Entro il 31 dicembre di ogni anno, le carte di circolazione scartate debbono essere riconsegnate al competente UMC che provvede alla loro distruzione secondo le vigenti disposizioni. Dell’avvenuta riconsegna delle carte di circolazione destinate alla distruzione, l’UMC redige apposito verbale in duplice copia (di cui una destinata allo Studio di consulenza), nella quale debbono essere riportati:
– la data dell’avvenuta riconsegna;
– la quantità di carte di circolazione riconsegnate, con l’indicazione dei relativi lotti;
– le generalità di chi ha materialmente provveduto alla riconsegna.
Il funzionario responsabile dell’UMC sottoscrive il verbale, unitamente alla persona che ha effettuato la riconsegna, e vi appone il timbro dell’Ufficio.
Ciascuno Studio di consulenza è tenuto ad allegare la propria copia del predetto verbale al registro destinato alla contabilizzazione delle carte di circolazione.
Resta in ogni caso salva la facoltà, per gli Studi di consulenza che ne abbiano interesse, di procedere alla tenuta informatizzata dei registri di contabilizzazione delle carte di circolazione, secondo le disposizioni già impartite con circolare prot. n. 107746 del 15 dicembre 2009 i cui contenuti, che vengono qui interamente richiamati, debbono ritenersi estesi anche alla contabilizzazione delle carte di circolazione prese in carico per il rilascio dei duplicati conseguenti al deterioramento, alla distruzione ed allo smarrimento degli originali.
4.2.3 Custodia
Tutta la modulistica ricevuta in consegna deve essere custodita adottando ogni misura di sicurezza che ciascuno Studio di consulenza riterrà necessaria per assicurare, assumendosene ogni responsabilità, la corretta conservazione.

4.3 Modalità operative generali
4.3.1 Acquisizione delle istanze
Fermi restando i principi generali contenuti nella legge n. 264/1991, lo Studio di consulenza abilitato può acquisire l’istanza anche attraverso altro Studio di consulenza non abilitato all’uso della procedura semplificata inerente il rilascio dei duplicati delle carte di circolazione smarrite, distrutte e deteriorate, nel rispetto degli obblighi previsti dall’art. 6 della medesima legge n. 264/1991. In tal caso, sul mod. TT 2119 deve essere apposto sia il timbro dello Studio di consulenza abilitato sia il timbro dello Studio di consulenza che ha svolto l’intermediazione; allo stesso, inoltre, deve essere allegato il mod. TT 2120, sottoscritto dall’utente intestatario della pratica, comprovante l’incarico affidato allo Studio di consulenza che ha svolto l’intermediazione.
4.3.2 Adempimenti connessi al rilascio dei duplicati delle carte di circolazione
Prima di procedere al rilascio della documentazione richiesta dall’utente, lo Studio di consulenza abilitato è tenuto:
– ad accertare l’identità dell’istante;
– a verificare l’idoneità, la completezza e la conformità, in base alle vigenti disposizioni, dell’istanza e della documentazione presentata, nonché l’esattezza dei versamenti relativi alle imposte ed ai diritti dovuti per l’operazione richiesta. Espletate le predette verifiche, lo Studio di consulenza abilitato si collega con il CED di questa Direzione Generale utilizzando la mappa “PDCC” secondo le modalità illustrate nell’apposito Manuale. Il CED, verificata la congruenza dei dati inseriti con quelli presenti in archivio, aggiorna la base dati dell’Archivio Nazionale Veicoli e consente la stampa immediata del duplicato richiesto. Entro le ore 20:00 di ogni giornata lavorativa, lo Studio di consulenza abilitato è tenuto a stampare, utilizzando la transazione “PRSU”, l’elenco dei documenti emessi nel corso della giornata. Il medesimo elenco viene inviato, a cura del CED, all’UMC competente per territorio.
4.3.3 Adempimenti successivi
Entro la fine dell’orario di apertura al pubblico del giorno lavorativo successivo a quello di rilascio del duplicato della carta di circolazione, lo Studio di consulenza abilitato consegna al competente UMC:
– l’elenco dei documenti rilasciati nel corso della giornata precedente;
– le istanze presentate dagli utenti (mod. TT 2119) corredate dalla relativa documentazione, ivi compresa la fotocopia del documento di identità dell’istante e dell’eventuale permesso di soggiorno (entrambi in corso di validità) e le attestazioni di versamento delle imposte di bollo e degli importi dovuti.
L’UMC controlla che l’elenco prodotto dallo Studio di consulenza abilitato corrisponda alla propria copia e, verificata la regolarità delle istanze e della documentazione a corredo, provvede a protocollarle e ad archiviarle. Il documento si considera regolarmente rilasciato a condizione che:
– l’elenco in cui compare, unitamente all’istanza dell’utente e alla relativa documentazione, sia stato consegnato al competente UMC nel termine previsto;
– sia stato rilasciato nel rispetto delle vigenti norme di legge e regolamentari, nonché delle disposizioni e delle istruzioni applicative diramate da questa Amministrazione.
4.3.4 Irregolarità
In caso di accertate irregolarità, l’UMC cancella dall’archivio elettronico il documento irregolarmente rilasciato e respinge l’istanza dell’utente unitamente alle relative documentazioni. Entro l’orario di apertura al pubblico del giorno lavorativo successivo, lo Studio di consulenza abilitato deve restituire il documento irregolarmente emesso all’UMC che provvede a distruggerlo. Il rigetto dell’istanza deve essere formalizzato dall’UMC apponendo sul Mod. TT 2119:
• la motivazione del rigetto, vale a dire i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione;
• la data e la firma leggibile e per esteso dell’incaricato che ha effettuato il controllo.
A seguito del rigetto dell’istanza e della relativa documentazione per accertata irregolarità, le attestazioni di versamento delle tariffe corrisposte (diritti previsti dalla legge n. 870/1986 ed imposte di bollo) non possono essere restituite, ma debbono essere trattenute agli atti dell’UMC ed allegate alla fotocopia del mod. TT2119 sul quale è stato annotato il rigetto stesso. Ciò in considerazione del fatto che l’operazione, sebbene successivamente annullata, è comunque stata effettuata ed ha prodotto l’emissione, ancorché in modo irregolare, di documenti. Il provvedimento di rigetto trae fondamento dalla sussistenza di irregolarità insanabili, di natura sia formale sia sostanziale, a seconda che impediscano di comprovare la sussistenza dei presupposti in base ai quali le vigenti norme consentono il rilascio del duplicato della carta di circolazione ovvero che si concretizzino nella violazione delle norme che disciplinano i criteri in base ai quali il duplicato stesso può essere rilasciato. A titolo meramente esemplificativo, si considerino le seguenti ipotesi:
a) la mancata consegna al competente UMC della documentazione cartacea nei termini stabiliti senza che venga comprovata la sussistenza di motivi di forza maggiore;
b) la mancanza dei Mod. TT 2119 e TT 2120;
c) la mancanza della carta di circolazione in originale (nel caso di duplicato per deterioramento);
d) la mancata denuncia agli organi di polizia ovvero la mancanza della ricevuta di resa denuncia o della relativa dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (nel caso di duplicato per smarrimento o per distruzione);
e) la mancanza delle attestazioni di versamento in conto corrente postale delle tariffe dovute;
f) la mancanza della fotocopia del documento di identità dell’utente ovvero la non leggibilità dei dati anagrafici riprodotti;
g) la mancanza della fotocopia del permesso di soggiorno;
h) la mancanza dell’elenco dei documenti emessi dallo Studio di consulenza abilitato;
i) la totale discordanza tra i dati anagrafici riportati nella domanda e nella relativa documentazione e quelli risultanti nell’Archivio Nazionale dei Veicoli in base ai quali è stata emessa la carta di circolazione originale. Inoltre, si fa presente che:
1) la mancanza del timbro dello Studio di consulenza abilitato sul mod. TT 2119, predisposto da altro Studio di consulenza non abilitato, non costituisce motivo per respingere l’intera operazione, trattandosi di una mera irregolarità sanabile;
2) in caso di inesatto versamento delle tariffe, l’UMC provvede a richiedere un versamento integrativo di quanto dovuto, ovvero comunica le modalità per ottenere il rimborso di quanto versato in eccedenza;
3) poiché l’identificazione dell’utente è una attività che rientra nei compiti dello Studio di consulenza abilitato, e pertanto inerisce al regime delle responsabilità cui lo stesso è assoggettato, la fotocopia del documento di identità o del permesso di soggiorno che rechi una riproduzione poco chiara della fotografia non configura una irregolarità e, quindi, deve essere accettata. Ogni altra ipotesi, che non possa essere ricondotta al concetto di irregolarità formale o sostanziale, deve essere trattata alla stregua di un errore sanabile. In tal caso l’UMC provvede ad intimare, allo Studio di consulenza abilitato, ad effettuare le necessarie rettifiche od integrazioni entro un termine perentorio non inferiore a 15 giorni. All’infruttuoso decorso del termine, il documento rilasciato dallo Studio di consulenza abilitato sarà considerato come irregolarmente emesso e, pertanto, l’UMC provvederà all’annullamento d’ufficio.
4.3.5 Sospensione dei collegamenti
Se lo Studio di consulenza abilitato non ottempera, entro il termine prescritto, all’obbligo di restituzione del documento irregolarmente rilasciato, l’UMC sospende cautelativamente l’operatività del collegamento telematico con il CED fino alla effettiva restituzione, utilizzando la mappa “UTAG”. Nell’ipotesi in cui la restituzione non avvenga nei tre giorni lavorativi successivi all’accertata irregolarità, l’UMC:
– segnala l’accaduto alla Provincia, per l’eventuale adozione dei provvedimenti sanzionatori di competenza (art. 9 della legge n. 264/1991), ed agli organi di polizia per il ritiro del documento irregolarmente rilasciato;
– dispone la sospensione dell’operatività del collegamento per 30 giorni naturali e consecutivi, decorrenti dalla data in cui lo Studio avrebbe dovuto ottemperare all’obbligo di restituzione. In caso di recidiva, il collegamento è sospeso per un periodo pari a 90 giorni naturali e consecutivi. Al verificasi, per la terza volta nell’arco di un triennio, delle condizioni di sospensione dell’operatività del collegamento telematico con il Centro elaborazione dati, l’abilitazione al collegamento stesso decade.
In tutte le ipotesi descritte, l’UMC provvede a dare comunicazione scritta allo Studio di consulenza interessato dell’avvenuta sospensione o decadenza dell’abilitazione al collegamento, esplicitandone i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione. L’UMC non dà corso alla sospensione del collegamento né provvede ad inoltrare segnalazioni alla Provincia laddove accerti, sulla base di idonea documentazione, che lo Studio di consulenza ha posto in essere ogni utile iniziativa finalizzata alla restituzione dei documenti irregolarmente rilasciati, ovvero accerti la sussistenza di comprovati motivi di forza maggiore.

4.4 Controlli
L’UMC che ha provveduto ad abilitare lo Studio di consulenza è tenuta ad accertare il corretto esercizio delle attività di rilascio dei duplicati delle carte di circolazione smarrite, distrutte e deteriorate, nonché dell’osservanza di tutte le prescrizioni previste dalle vigenti norme di legge e regolamentari e dalle disposizioni applicative adottate da questa Amministrazione. Al riguardo, si rinvia alle istruzioni generali già impartite con circolare prot. n. 85582 del 18 settembre 2007, che qui viene richiamata integralmente, i cui contenuti debbono ritenersi estesi anche alle attività di rilascio dei duplicati delle carte di circolazione conseguenti al deterioramento, alla distruzione ed allo smarrimento degli originali. In caso di accertate irregolarità, si applicano i periodi di sospensione già illustrati nel precedente paragrafo 4.3.5 e ne viene data notizia alla Provincia affinché possa valutare l’eventuale sussistenza dei presupposti per l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 9 della legge n. 264/1991.